Montag, 20. Februar 2017

Das Projekt

Wart ihr einmal mit einem Projekt beschäftigt? Ja? Dann wisst ihr schon alle Projektphasen und Fachausdrücke. Aber es kostet nichts, wenn ihr noch einmal euere Kenntnise erfrischt.

Das Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichendurch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Die Projekte sind die Aufgaben, die neuartig, zeitlich begrenzt und komplex sind und die Beteiligung mehreren Stellen erfordern. Die Projekte werden allgemein als Vorhaben mit einem definierten Anfang und Abschluss gekennzeichnet, die durch eine zeitliche Befristung, eine relative Neuartigkeit und Komplexität sowie durch eine interdisziplinäre Aufgabenstellung charakterisiert sind.

Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Durchführung, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert.

"Die Entwicklung und Einführung eines betrieblichen Anwendungssystems erfolgt in der Regel als Projekt. Das Projektmanagement stellt dabei ein zielorientiertes Führungskonzept zur Vorbereitung, Planung, Abwicklung, Steuerung und Überwachung eines Projektes dar. Neben der Projektplanung und dem Projektcontrolling als Teilfunktionen des Projektmanagements zählt insbesondere die Mitarbeiterführung zu den Funktionen des Projektmanagements." (die Textquelle:http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektfuhrung )



In der Prozessgruppe Initiierung steht der Initiierungsprozess. Er wird zum Projektstart und dann wieder zum Start jeder Projektphase durchlaufen. "Die Initiierungsphase dient der Projektvorbereitung. In ihr gilt es die Ziele des Projektes hinreichend genau zu klären, um darauf aufbauend eine erste Grobplanung durchzuführen. Werden in der Organisation unterschiedlich große Projekte durchgeführt, bietet sich eine Klassifizierung der Projekte nach einem mehrdimensionalen Verfahren an. Außerdem erfolgt eine erste Umfeldanalyse und die Definition der Phasen und Meilensteine. Daraus lässt sich ableiten, welche Personen in das Projektteam berufen werden sollen. Eine erste, noch sehr ungenaue Zeit- und Ressourcenplanung entsteht ebenfalls und sollte in einem Business Case dokumentiert werden. Dies alles wird im Projektauftrag zusammengefasst, der vom Auftraggeber und von Projektleitung unterzeichnet wird. Zusätzlich erstellt der Auftraggeber in dieser Phase das Lastenheft, aus dem hervorgeht, was das Projektteam unter welchen Rahmenbedingungen erschaffen soll. Die Projektleitung schafft die für das Projekt notwendige Infrastruktur, der Auftraggeber richtet die Gremien im Umfeld des Projektes ein." (die Textquelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektinitiierung/ )

"Zentraler Bestandteil in der Planungsphase ist der Kick-off-Workshop. In seinem Rahmen trifft sich das Projektteam erstmals für mehrere Tage, um das Projekt detalliert zu planen. Sinnvollerweise wird dieser Prozess durch einen projekterfahrenen Berater moderiert und findet außerhalb des Unternehmens statt. Es entsteht der Projektstrukturplan (PSP) der das Projekt in Arbeitspakete gliedert.Diese wiederum werden fein geplant, d.h. sie werden inhaltlich geplant und hinsichtlich Zeit, Terminen und erwarteten Ergebnissen quantifiziert. Daraus leiten sich wiederum die Vorgangsliste, die Termin- und die Ressourcenplanung ab. Es entsteht also eine genaue Planung, wann was im Projekt unter welchen Rahmenbedingungen geschehen soll. Außerdem wird der Kick-off-Workshop genutzt, um das Team zu entwickeln. Es werden Rollen, Erwartungen und gemeinsame Spielregeln geklärt. Die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten werden in einer VMI-Matrix dokumentiert.

Daraus leiten sich in der Folge des Kick-off-Workshops der zweite Business case ab, der alle finanziellen Aspekte des Projektes nun detallierter beleuchtet und das Pflichtenheft, das als Antwort auf Anforderungen des Lastenheftes vom Projektteam, realisiert werden. Das Pflichtenheft wird sinnvollerweise Vertragsbestandteil zwischen Projektteam und dem Auftraggeber." (die Textquelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektplanung/ )

"Im Rahmen des Projektcontrollings und des Berichtswesens werden in einem laufenden Prozess alle planungsrelevanten Größen des Projektes gesteuert. Als Dokumente werden regelmäßige Statusreports genutzt und verschiedene Trendanalysen (Meilensteine und Kosten) erstellt. Ferner werden Kennzahlen aufbereitet und auftretende Probleme durch die Definition geeigneter Maßnahmen bewältigt. Das Projektteam wird sich gruppendynamischen Prozessen unterziehen müssen, die ggf. eine Teamsupervision notwendig machen. Im Rahmen des Berichtswesens wird eine zentrale Projektablage geschaffen und eine Offene-Punkte-Liste gepflegt.


Ergänzend zum Projektcontrolling wird ein Risikomanagement betrieben. Verschiedene Risikoanalysen werden in einer Risikomatrix dokumentiert, das Projektumfeld wird zur Vermeidung externer Risiken aktiv gemanagt.
Ggf. notwendige Änderungen durchlaufen einen beschriebenen Änderungsprozess und werden bei Genehmigung konsequent kommuniziert und in die Planung eingearbeitet." (die Textquelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektrealisierung/ )

"Das Gegenstück zum Kick-off-Workshop ist der Abschluss-Workshop. In seinem Rahmen blickt das Projektteam auf das Projekt zurück und gibt sich gegenseitig Feedback. Das gewonnene Wissen wird abschließend dokumentiert, die Übergabe der Projektergebnisse an die Linie und der Abschlussbericht werden vorbereitet. Außerdem bietet sich eine Abschlussparty an. In der Folge wird das Projektteam entlastet, sichert die Daten und Dokumente und baut die entstandene Infrastruktur zurück." (die Textquelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektabschluss/)

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